06.02.2019
Главная тема, Наша академия
Информационный центр НГУЭУ: взгляд изнутри
Специалисты информационного центра НГУЭУ Екатерина Юдицкая и Наталья Голубцова рассказали корреспонденту «Нашей Академии» о том, как устроена работа нового подразделения, а студенты оценили его работу и высказали свое мнение о нововведениях в вузе.
— Что делает проект особенным?
— В первую очередь, ориентированностью на самих студентов. Ребята теперь имеют возможность, не выходя из дома, оставить заявку на услугу и получить оповещение, когда она будет выполнена.
— Расскажите о своем рабочем процессе.
— Сейчас у нас три основных направления работы: выдача практически всех видов справок студентам, работа с дополнительными соглашениями на повышение стоимости обучения и задолженностью по оплате. Студент оставляет заявку на справку в личном кабинете. Заказ приходит на первую линию, регистрируется в виде заявки в системе Service Desk (ИнфраМенеджер) и направляется на специалистов информационного центра (вторая линия). Далее заявка берется в работу, мы готовим необходимый вид справки и передаем на подпись. После чего при необходимости сканируем и отправляем на электронную почту студента. Оригинал справки хранится в центре. На данный момент мы готовим справку, подтверждающую обучение в вузе, справку-вызов для предоставления работодателю и справки по требованию (в Пенсионный фонд, налоговую службу и т. д.).
Для управления взаимоотношениями с обучающимися по вопросам оплаты обучения и подписания дополнительных соглашений мы используем «Битрикс 24 CRM». При работе с дополнительными соглашениями в наши задачи входит оповещение студентов о необходимости их подписания (посредством звонка, SMS или e-mail-рассылки), проверка на правильность заполнения уже сданных соглашений, а также их выдача студентам. Основная задача при работе с дебиторской задолженностью — оповещение студентов о ее наличии.
— Много ли студентов присылают свои заявки? Каких справок больше заказывают?
— Информационный центр — основная структура по выдаче справок студентам, обучающиеся всех направлений и форм подготовки заказывают их у нас, поэтому поток заявок очень большой. С начала работы центра мы подготовили более 1500 справок, а самая популярная из них — справка «Действительно является студентом».
— Какие задачи стоят перед сотрудниками информационного центра?
— Основная задача нашего подразделения — «облегчить жизнь» студентам и не заставлять их бегать по разным кабинетам, чтобы получить необходимые документы. В планах сделать так, чтобы студент, приходя только в информационный центр, смог получить ответы на большинство своих вопросов. А деканатам осталась творческая, научная и воспитательная работа со студентами.
— А есть те, кто не приходят за справками, а использует их в электронном виде?
— Да, таких довольно много. Многие студенты (особенно заочной формы) живут далеко и не имеют возможности приехать за справкой лично. В этом случае мы отправляем сканированную копию документа на электронную почту.
— Какие процессы в вашей работе требуют улучшения?
— Было бы здорово ввести систему электронной подписи. Тогда можно было бы формировать справки для отправки по e-mail полностью в электронном виде (сейчас это скан стандартной печатной справки).
— Довольны ли студенты появлением нового подразделения?
— Мы получаем много разных отзывов о своей работе. Опрос на нашей странице во «ВКонтакте» показывает, что большинство из них положительные. Официальный срок подготовки справки — три рабочих дня. Однако мы стараемся это сделать быстрее, что не может не радовать студентов.
Алеся Любимова, студентка четвертого курса НГУЭУ («Гостиничное дело»):
— Я заказывала в информационном центре справку о подтверждении обучения двух видов: в налоговую инспекцию и обычную.
Мне повезло, я быстро получила свои справки. Справку для налоговой инспекции я получила через три дня после подачи заявления. А справку, подтверждающую, что я студент, — в тот же день. Мне рассказали, что можно оформлять заказы через личный кабинет, это очень удобно.
Раньше я заказывала справки в первом корпусе НГУЭУ, кажется, в кабинете по работе со студентами (на первом этаже). Сама писала заявление по образцу, справка была готова примерно через пять дней. В информационном центре мне не пришлось писать заявление, так как секретарь сделала это на компьютере вместо меня.
Очень хочется, чтобы деканат и информационный центр наладили коммуникацию. Я была свидетелем того, как студенты пришли в информационный центр за услугами — их туда направили сотрудники деканата, — но как выяснилось на деле, информационный центр такой услуги не оказывает.
Мне нравится нововведение. Больше не нужно растерянно ходить по коридорам, спрашивать у охранников, где можно сделать справку, отвлекать их. Теперь можно просто зайти и спросить обо всем в информационном центре, где тебя вежливо проинформируют. Работой секретарей центра осталась довольной.
Галина Великоростова, студентка второго курса НГУЭУ («Реклама и связи с общественностью», заочная форма обучения):
— Заказывала справку-вызов. Ждала несколько дней (точно не помню сколько). На мой взгляд, очень удобно заказывать справку через личный кабинет. Так как я живу в другом регионе, естественно, прийти в деканат за вызовом не имею возможности, а звонить или писать на электронку не всегда удобно. К тому же, в связи с переводом на другой факультет, на прошлой сессии возникли определенные сложности с поиском контактов нового специалиста по работе со студентами. В итоге получила вызов с неправильным указанием периода прохождения аттестации. В это же время открыли информационный центр, и я решила воспользоваться его услугами. Справку получала непосредственно в центре. На следующую сессию буду заказывать справку с получением в электронном виде. Было бы здорово, если бы информационный центр находился в пятом или третьем корпусе, где у нас проходят занятия.
Анастасия Пахомова, студентка четвертого курса НГУЭУ («Менеджмент организации»):
— Я заказывала в информационном центре справку «Действительно является студентом». Изготовили за день или два, точно не помню.
Помню, что заказывать и забирать справки раньше можно было только в определенные дни, что, естественно, увеличивало срок ожидания. Конечно, теперь этот вопрос упрощен, потому что можно получить справку просто на e-mail, можно не выходить из дома.
Информационный центр мне нравится, там работает Екатерина Юдицкая, мы с ней работали в приемной комиссии — у нее всегда порядок в документах. Очень грамотная и ответственная девушка.
Анастасия Сухарева, студентка третьего курса НГУЭУ («Социология»):
— Работу информационного центра оцениваю на 5 из 5! Брала справку о том, что я действительно являюсь студентом НГУЭУ. Во-первых, это быстрее — на следующий день справка была уже готова. Во-вторых, не нужно никуда идти для заказа справки. Это такая экономия времени!
София Борисова, студентка четвертого курса НГУЭУ («Менеджмент»):
— Я делала две справки в информационном центре. Одну для налоговой службы, вторую — о факте того, что обучаюсь в вузе. Период ожидания варьируется от одного до трех дней, но сделали все буквально на следующий. Через деканат действительно было дольше оформлять. Самое интересное, что в университете не афишировалось то, что у студентов есть возможность заказать справку через личный кабинет. Я не видела рекламы в социальных сетях, в инстаграме. То, что можно заказать справку через личный кабинет с начала ноября, я узнала совершенно случайно. По старой памяти удобнее было заказывать в деканате, мы к этому привыкли, как и все студенты. Однако теперь я вижу преимущества! Можно в любом месте в любое время отправить запрос на изготовление справки. Нам приходят уведомления о готовности, это очень удобно. Информационный центр мне, конечно, нравится. На вопросы, связанные с изготовлением справок, мне ответили максимально информативно. Так сказать, в полной мере. Было бы здорово, если бы студенты смогли узнавать в информационном центре логины и пароли от электронной библиотеки. Мне лично неизвестно, где их брать. В любом случае информационный центр — это лучше, чем деканат. «Почему деканат — это неудобно?» — спросите вы. Потому что для того, чтобы сделать пятиминутное дело, приходится стоять полчаса в живой очереди.
Анастасия Гусельникова, окончила НГУЭУ в 2018 году:
— Я закончила свое обучение в нархозе в 2018 году. Не так давно решила заказать справку для налоговой службы. Нужно было подтвердить факт того, что я обучалась в данном университете. Я связалась с информационным центром через почту, справку подготовили очень оперативно — за один день. Это очень удобная система. Так как не нужно писать заявление, а просто оставить заявку через личный кабинет и подождать пару дней. Плюсом также является то, что справку могут выслать на почту — и не обязательно теперь за ней ходить.
Дарья Франк, студентка третьего курса НГУЭУ («Государственное и муниципальное управление»):
— Мне понадобилась справка-вызов. Подготовили ее очень быстро. Она была готова либо в этот же день, либо на следующий. Меня это очень удивило и безумно обрадовало. Когда я заказывала справки в деканате, приходилось несколько раз звонить сотрудникам и напоминать о себе. На изготовление документов у специалистов деканата уходило до 10 дней. Сейчас все оперативно, все верно и без лишних нервов. Я полностью поддерживаю положительную оценку о данном проекте, молодцы!
Работу сотрудников информационного центра оцениваю на 10 из 10 по десятибалльной шкале. Очень важно, чтобы ничего не менялось в худшую сторону.
Павел Пирогов, студент четвертого курса НГУЭУ («Экономика и бухгалтерский учет»):
— Заказывал справку-вызов. По срокам предоставления в электронном виде примерно так же, как и «по старинке», оба варианта отработали достаточно оперативно, справка предоставлялась в течении 1–1,5 суток. Проект хороший, интерфейс личного кабинета лаконичен, нагляден и понятен, возможно, предусматривался в перспективе под мобильные устройства (мне так показалось, я не специалист по web-дизайну), а вот техническая сторона требует «дошлифовки». Полностью протестировать функционал возможности не было, но некоторые шероховатости бросились в глаза. Например, при нажатии на «График учебного процесса» выкидывает к общему списку графиков, хотя небольшой логический программный код позволит брать данные из личных данных и загружать необходимый график. Этот код реализован при просмотре расписания, где открывается расписание моей группы, а не общее. И во вкладке «Договоры» открывается только мой договор.
Елизавета Кузнецова, студентка четвертого курса НГУЭУ («Экономика»):
— Заказывала справку, которая подтверждает то, что я действительно являюсь студентом, в двух вариациях: на почту и в распечатанном виде. Заказала где-то около пяти вечера, а уже на следующее утро пришло оповещение на почту, что все готово. Меня это очень порадовало! Конечно, намного удобнее подавать через личный кабинет, потому что не надо подстраиваться под время работы деканата. За счет этого время ожидания значительно меньше. Поэтому, да, мне определенно нравится новая система выдачи справок — и быстрее, и более удобно забирать в плане местонахождения. Сотрудники приветливые и доброжелательные (чего в деканате не встретишь). Плюс удобно, что прямо в центре стоит отдельный компьютер, и можно подать заявку на изготовление справки прямо там! Жалко, что такой центр в нашем университете появился только сейчас, за четыре года обучения можно было бы столько времени сэкономить на этих справках!
Арина Харитонова, студентка первого курса НГУЭУ («Юриспруденция», заочная форма обучения):
— Я занималась поиском работы по профессии. Мне на собеседовании необходимо было принести справку о том, что я обучаюсь в НГУЭУ на направлении «Юриспруденция». Я подала заявку на ее изготовление через личный кабинет. Справку сделали за два или три дня. Я думаю, что это довольно-таки быстро. Сотрудники информационного центра порадовали вежливым обслуживанием.
Дарья Антоненко, студентка третьего курса НГУЭУ («Менеджмент организации»):
— О том, что теперь справки можно заказывать через личный кабинет, узнала от одногруппницы, была приятно удивлена этому факту. В конце декабря заказывала справку о том, что я действительно являюсь студентом НГУЭУ с доставкой на почту. Поразило, насколько быстро ее сделали: заказала в субботу ближе к вечеру, получила ее на почту уже в понедельник утром. Конечно, это намного удобнее, чем приходить в деканат и заказывать справку там. Это значительно экономит время. Теперь не нужно выбирать день и время для похода в деканат, при этом учитывать технические перерывы и выходные дни. Информационный центр — очень важный и необходимый проект, его сотрудники работают оперативно, также стоит отметить их доброжелательность. Буду и дальше пользоваться услугами информационного центра.
Наталья Филиппова
Главная тема, Наша академия